تنظیم پاسخ دهنده خودکار ایمیل

سیستم پاسخ دهنده اتوماتیک یا Email Auto Responder در واقع تنظیمی است که توسط مالک ایمیل تنظیم میشود تا یک متن به صورت خودکار پس از دریافت ایمیل به شخص ارسال کننده ارسال شود و شخص ارسال کننده از دریافت ایمیل توسط ایمیل مقصد مطمئن شود.

در واقع تنظیمات مربوط برای پاسخ دهنده خودکار بر روی Mail Server قرار میگیرد تا به صورت خودکار پس از دریافت هر ایمیل متن از پیش تعریف شده را برای ایمیل شخص ارسال کننده بفرستد. در برخی مواقع ایجاد یک Auto Responder میتواند از تلف شدن وقت شما بکاهد. حتی برخی از شرکت ها علاوه بر پاسخ سریع توسط Auto Responder ایمیل شخص ارسال کننده را در لیست ایمیل های خود قرار میدهند و در فواصل زمانی مشخص نسبت به ارسال ایمیل تبلیغاتی اقدام میکنند.

در تنظیم متن برای ایمیل های خودکار به مسائل زیر دقت کافی داشته باشید:

  • سعی کنید متن ایمیل را دوستانه تنظیم کنید و از املاء رسمی خودداری کنید. اگر بتوانید در متن خودکار نام کاربر را نیز از فیلد نام موجود در فرم آنلاین فراخوانی کرده و متن ایمیل ارسالی را با سلام به نام شخص ارسال کننده آغاز کنید.
  • در متن ایمیل خود به نیازهای مشتریان توجه داشته باشید. با تاکید بر فواید سرویس و یا محصولات خود مشتریان را برای خرید خدمات و یا سرویس خود ترغیب کنید.
  • موضوع و یا Subject ایمیل شما نقش مهمی در ترغیب دریافت کننده برای باز کردن و مطالعه ایمیل دارد پس در انتخاب آن دقت کنید.
  • از درستی و صحت املاء و جمله بندی متن ایمیل اطمینان حاصل کنید. در واقع متن ارسالی شما بازتابی از دقت و کیفیت خدمات و محصولات شماست.
  • متن ایمیل ارسالی را کوتاه و مفید انتخاب کنید. از بکار بردن متن های طولانی دوری کنید.

در صورتی که مایل به تنظیم Auto Responder در نرم افزار Outlook 2013 هستید مراحل زیر را طی کنید:

روش تنظیم نرم افزار Outlook ایمیل

نرم افزار Outlook را باز کرده و بر روی عبارت Automatic Replies کلیک کنید

بر روی عبارت Send Out of Office auto-replies کلیک کنید

در قسمت Only send during this time range تاریخ شروع و پایان را مشخص کنید

در قسمت Inside My Organization متن مورد نظر را وارد نمایید

در بخش Outside My Organization میتوانید مطلب دوم را تنظیم کنید. این مطالب در خارج از جدول زمانی که در مرحله قبل تنظیم کردید ارسال خواهد شد

بر روی عبارت OK کلیک کنید.

 

برچسب ها: مقالات عمومی طراحی سایت

نظرات (0)

تا کنون نظری ارسال نشده است

دیدگاه خود را بیان کنید

ارسال نظر به عنوان مهمان
0 Characters
پیوست ها (0 / 3)
Share Your Location
عبارت تصویر زیر را بازنویسی کنید. واضح نیست؟